Sí, el registro horario es obligatorio para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena desde 2019. El artículo 34.9 del Estatuto exige registrar cada día la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada persona, conservar los registros cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla y de la Inspección.
Esta guía es para el autónomo con empleados y la pyme que quieren cumplir sin complicarse. Verás qué dice la ley, a quién afecta, qué sistema se puede usar, cómo se aplica al teletrabajo y a la jornada parcial, qué multas hay y en qué punto está el proyecto de registro digital.
¿Qué exige la ley del registro horario?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores impone tres obligaciones a la empresa:
- Registrar cada día el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
- Organizarlo mediante convenio colectivo o acuerdo de empresa o, si no los hay, por decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores.
- Conservar los registros cuatro años, a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada, con criterios informativos, aclara que «a disposición» significa que los registros estén en el centro de trabajo o sean accesibles desde él de forma inmediata, y que no hay obligación de entregar copia a cada trabajador, aunque sí de facilitar que consulte el suyo.
¿A quién se aplica?
A todos los trabajadores por cuenta ajena, sea cual sea el tamaño de la empresa, el sector o la categoría. Según la guía del Ministerio:
| Situación | ¿Hay que registrar? |
|---|---|
| Plantilla general, también a tiempo completo y con horario fijo | Sí |
| Mandos intermedios o cargos de confianza con libre disponibilidad horaria | Sí, con carácter general |
| Personal de alta dirección (artículo 2.1.a del Estatuto) | No |
| Trabajadores cedidos por una empresa de trabajo temporal | Sí, lo hace la empresa usuaria |
| Autónomo sin trabajadores | No: el Estatuto no se le aplica a su propia actividad |
Las relaciones laborales especiales siguen su propia normativa.
¿Cómo se puede fichar? Papel, aplicación o torno
A 27 de octubre de 2026, la ley no impone un sistema concreto. La guía del Ministerio admite cualquier medio, en papel o telemático, siempre que dé información fiable, inmodificable y no manipulable después, ni por la empresa ni por el trabajador. Si el sistema usa dispositivos digitales, videovigilancia o geolocalización, hay que respetar el derecho a la intimidad del artículo 20 bis del Estatuto y la normativa de protección de datos.
Recomendaciones de la guía para que el registro sirva como prueba:
- Anotar también las pausas si no están predeterminadas en el convenio o el contrato; si no, puede presumirse que todo el tiempo entre entrada y salida es trabajo efectivo.
- En desplazamientos fuera del centro, registrar el tiempo de trabajo efectivo y dejar constancia de los tiempos que no lo son.
¿Qué cambia con el registro horario digital?
El Ministerio de Trabajo ha tramitado un proyecto de real decreto sobre el registro de jornada que exigiría medios digitales, que cada persona fiche de forma personal y directa y garantías de autenticidad y trazabilidad. Es un proyecto: a 27 de octubre de 2026 no está publicado en el BOE y, por tanto, no es obligatorio. Hoy sigue valiendo cualquier sistema fiable, también el papel.
Teletrabajo, jornada parcial y horas extra
- Teletrabajo: el registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad, con la hora de inicio y fin, sin perjuicio de la flexibilidad horaria (artículo 14 de la Ley 10/2021).
- Tiempo parcial: la jornada se registra día a día, se totaliza cada mes y se entrega al trabajador, con la nómina, el resumen de las horas ordinarias y complementarias. Si no se cumple, el contrato se presume a jornada completa salvo prueba en contrario (artículo 12.4.c del Estatuto).
- Horas extraordinarias: se registran día a día, se totalizan en el periodo de pago y se entrega copia del resumen en el recibo (artículo 35.5 del Estatuto).
Ejemplo con cifras inventadas
Una dependienta a tiempo parcial tiene un contrato de 20 horas semanales. Su resumen de octubre, que la empresa le entrega con la nómina, queda así:
| Concepto | Horas |
|---|---|
| Horas ordinarias registradas (4 semanas y 3 días de 4 horas) | 92 |
| Horas complementarias pactadas realizadas | 6 |
| Total del mes | 98 |
Las 92 ordinarias salen de 4 semanas × 20 horas = 80, más 3 días × 4 horas = 12. Sin este resumen, el contrato podría presumirse a jornada completa.
¿Qué multa hay por no llevar el registro horario?
Transgredir las normas sobre registro de jornada es una infracción grave (artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social), sancionada con multa de 751 a 7.500 euros según el grado: de 751 a 1.500 en el mínimo, de 1.501 a 3.750 en el medio y de 3.751 a 7.500 en el máximo (artículo 40.1.b).
Errores frecuentes
- Pensar que no hace falta con horario fijo: el registro es diario y para toda la plantilla.
- Hojas rellenadas a final de mes o modificables sin rastro: no dan información fiable.
- Olvidar a quien teletrabaja o está desplazado.
- Tirar los registros antes de cuatro años.
- No entregar el resumen mensual a los trabajadores a tiempo parcial.
- Implantar el sistema sin consultar a los representantes cuando los hay.
Si tu plantilla teletrabaja, lee también qué dice la ley de teletrabajo; para la jornada anual y los festivos, el calendario laboral; y para revisar las horas en el recibo, cómo leer una nómina. Más guías en empleo y en Contablio para pymes.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar en el trabajo?
Sí. Desde 2019 el Estatuto obliga a la empresa a registrar cada día la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador y a conservar esos registros cuatro años.
¿Es obligatorio el registro horario digital?
A 27 de octubre de 2026, no. Hay un proyecto de real decreto que lo exigiría, pero no está publicado en el BOE. Hoy vale cualquier sistema fiable y no manipulable, también en papel.
¿Tiene que fichar un autónomo?
No por su propia actividad. Si tiene trabajadores contratados, sí debe llevar el registro de ellos.
¿Hay que registrar las pausas para comer o el café?
La ley solo exige inicio y fin. La guía del Ministerio recomienda anotar las pausas que no estén predeterminadas para no presumir que todo el tiempo es trabajo efectivo.
¿Cuánto es la multa por no llevar el registro de jornada?
Es una infracción grave: de 751 a 7.500 euros según su graduación.
Fuentes oficiales
- Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (texto consolidado), consultado el 27-10-2026.
- Ministerio de Trabajo: Guía sobre el registro de jornada, consultado el 27-10-2026.
- Ministerio de Trabajo y Economía Social: proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada, consultado el 27-10-2026.
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, consultado el 27-10-2026.
- Real Decreto Legislativo 5/2000, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, consultado el 27-10-2026.