Cambiar de programa de facturación o de contabilidad sin perder datos

Respuesta corta: cambia al empezar un trimestre, descarga antes todas tus facturas y registros del programa antiguo (tienes que conservarlos), empieza una serie de facturas nueva en el programa nuevo, da de alta tus clientes y avisa a tu gestoría. No canceles el antiguo hasta tenerlo todo descargado.

Esta guía la escribe Contablio, que vende un programa de facturación y contabilidad. Los pasos valen para cualquier cambio de programa.

Qué comparar entre alternativas

• VERI*FACTU: que el programa nuevo cumpla el Reglamento antes de tu fecha (antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y del 1 de julio de 2027 para el resto, según el Real Decreto-ley 15/2025). Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarlo a octubre de 2028, pero no está publicado en el BOE: hasta entonces, valen estas fechas.
• Lo que necesitas de verdad: solo facturar, también impuestos o contabilidad completa con cierre y Impuesto sobre Sociedades.
• Precio con IVA y límites de facturas, usuarios, bancos y empresas.
• Permanencia y salida: si puedes irte cuando quieras y llevarte tus datos.
• Tu gestoría: si puede entrar o recibir una exportación.

Lo explicamos con más detalle en cómo elegir programa de facturación.

El cambio, en siete pasos

1. Elige la fecha de cambio. Lo más sencillo es el primer día de un trimestre: el IVA del trimestre anterior sale entero del programa antiguo.
2. Descarga todo del programa antiguo: facturas emitidas y recibidas en PDF, libros de IVA, registros de facturación y, si llevas contabilidad, el diario y el mayor. Las facturas se conservan al menos 4 años (artículo 19 del Real Decreto 1619/2012 y artículo 66 de la Ley General Tributaria) y los libros de una empresa, 6 años (artículo 30 del Código de Comercio).
3. Empieza una serie de facturas nueva en el programa nuevo (por ejemplo, con otro prefijo), para que la numeración de cada serie siga siendo correlativa (artículo 6 del Real Decreto 1619/2012).
4. Da de alta tus datos fiscales, clientes y productos en el programa nuevo.
5. Prepara los saldos de partida si llevas contabilidad: facturas pendientes de cobro y de pago y saldos de bancos a la fecha de cambio.
6. Avisa a tu gestoría de la fecha y de dónde estarán tus facturas a partir de ahora.
7. Cancela el programa antiguo solo cuando lo tengas todo descargado y comprobado.

Si eliges Contablio

Dejamos tu empresa preparada contigo en el alta: datos fiscales, serie de facturas y, si tienes, el extracto del banco. Facturas con VERI*FACTU desde la primera, con un plan Gratis de 20 facturas al año o desde 11,90 € al mes + IVA (14,40 € con IVA), con 14 días de prueba gratis desde el alta en los planes de pago y sin permanencia. Y si un día te vas, descargas tus facturas, libros y registros VERI*FACTU. Más en qué es Contablio y precios.

Información general comprobada en el BOE el 27 de octubre de 2026. No es asesoramiento: para tu caso concreto, consulta con tu asesor.