Para hacer una factura válida en España incluye los datos del artículo 6 del Reglamento de facturación: número y serie correlativos, fecha, nombre y NIF del emisor, datos del cliente, domicilios, descripción, base imponible, tipo de IVA y cuota. Con un programa de facturación, además el código QR. A un cliente empresario, antes del día 16 del mes siguiente.
No hace falta un formato concreto ni un papel especial: lo que hace válida una factura es su contenido. Te explicamos qué debe llevar, en qué orden hacerla y los casos en los que basta un tique o hace falta una rectificativa.
¿Qué datos debe llevar una factura?
Los fija el artículo 6 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012). Toda factura completa debe incluir:
- Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos o razón social completa del emisor y del cliente.
- NIF del emisor. El del cliente es obligatorio, entre otros casos, cuando la operación se entiende hecha en España y tú estás establecido aquí, en las entregas intracomunitarias exentas y cuando el cliente es el sujeto pasivo (inversión del sujeto pasivo).
- Domicilio del emisor y del cliente.
- Descripción de la operación, con los datos necesarios para calcular la base imponible: precio unitario sin impuesto y cualquier descuento no incluido en ese precio.
- Tipo o tipos de IVA aplicados.
- Cuota de IVA, consignada por separado.
- Fecha de la operación (o del cobro anticipado), si es distinta de la fecha de expedición.
Y, según el caso, alguna mención especial: la referencia a la norma que declara la operación exenta (o la indicación de que está exenta), «inversión del sujeto pasivo», «régimen especial del criterio de caja», «facturación por el destinatario», o las de agencias de viajes y bienes usados. Si una factura mezcla operaciones exentas y no exentas, o con distintos tipos de IVA, la base de cada una va por separado (artículo 6.2).
Si la factura se expide con un programa informático de facturación, debe llevar también un código QR y, si el programa envía los registros a la AEAT, la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» (artículo 6.5). Las fechas y los casos en que esto te afecta están en VERI*FACTU para autónomos y pymes.
Cómo hacer una factura paso a paso
1. Elige la serie y el número
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni repeticiones. Puedes usar series distintas cuando haya motivo (varios establecimientos, actividades diferentes), y son obligatorias series específicas, entre otras, para las rectificativas y para las facturas que expide el cliente o un tercero en tu nombre.
2. Rellena tus datos y los del cliente
Nombre o razón social, NIF y domicilio de las dos partes.
3. Describe lo que vendes
Concepto, cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos. La suma es la base imponible.
4. Aplica el IVA
El tipo general es el 21 % (artículo 90 de la Ley del IVA); hay tipos reducidos para ciertas operaciones y operaciones exentas, que deben indicar el motivo. Puedes comprobar el cálculo con la calculadora de IVA.
5. Si eres profesional, aplica la retención de IRPF
Cuando tu cliente es una empresa, una entidad o alguien que te paga dentro de su actividad, está obligado a retener (artículo 76 del Reglamento del IRPF). En actividades profesionales la retención general es del 15 %, y del 7 % el año de inicio y los dos siguientes si no ejerciste actividad profesional el año anterior y se lo comunicas al cliente (artículo 95). Calcúlala con la calculadora de retención de IRPF.
6. Emítela y envíala a tiempo
Revisa los plazos del apartado siguiente y conserva una copia.
Ejemplo con cifras inventadas
Marta es diseñadora gráfica autónoma desde 2022 y hace un logotipo para Panadería Sol, SL. Factura número 2026-045, serie general, expedida el 3 de noviembre de 2026 por un trabajo terminado el 30 de octubre de 2026.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Diseño de logotipo (1 unidad × 1.000,00 €) | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | 210,00 € |
| Retención IRPF 15 % sobre 1.000,00 € | −150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
La factura indica la fecha de la operación (30 de octubre) porque es distinta de la de expedición. Como el cliente es una empresa, Marta tenía hasta el 15 de noviembre de 2026 para expedirla.
¿Cuándo hay que emitir la factura? Plazos de expedición
Según el artículo 11 del Reglamento de facturación:
- Regla general: en el momento de realizar la operación.
- Si el cliente es empresario o profesional: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA.
- Facturas recapitulativas (varias operaciones con el mismo cliente en un mes natural): como máximo el último día de ese mes o, si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente (artículo 13).
El envío al cliente sigue los mismos plazos (artículo 18). Las facturas y sus copias se conservan durante el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria (artículo 19 del Reglamento), que con carácter general es de cuatro años (artículo 66 de la Ley 58/2003).
¿Cuándo puedo hacer una factura simplificada?
La factura simplificada (el antiguo tique) se permite, según el artículo 4:
- Cuando el importe no supera los 400 euros, IVA incluido.
- Cuando se trata de una factura rectificativa.
- Hasta 3.000 euros, IVA incluido, en ciertas actividades: ventas al por menor, hostelería y restauración, peluquerías, transporte de personas, aparcamientos, tintorerías y otras de la lista.
Debe llevar número y serie, fecha, NIF y nombre del emisor, el tipo de bienes o servicios, el tipo de IVA (puede indicar «IVA incluido») y el importe total (artículo 7). Si el cliente es empresario y lo pide, hay que añadir su NIF y domicilio y la cuota de IVA por separado. Si en un mismo año emites facturas completas y simplificadas, cada tipo va en su propia serie. No se puede usar, por ejemplo, en entregas intracomunitarias de bienes.
¿Cómo se hace una factura rectificativa?
Es obligatoria cuando la factura original no cumple algún requisito, cuando el IVA se calculó mal o cuando cambia la base imponible por devoluciones de envases, descuentos posteriores, operaciones que quedan sin efecto, créditos incobrables, concurso del cliente y demás casos del artículo 80 de la Ley del IVA (artículo 15 del Reglamento). Cómo hacerla:
- En una serie propia de rectificativas.
- Con los datos de la factura que rectificas (puede agrupar varias si las identificas todas).
- Indicando la rectificación: o el importe de la corrección, sea cual sea su signo, o cómo quedan los importes señalando también la corrección.
- En cuanto conozcas el motivo y siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto o desde que se produjo la causa de modificación.
Lo que no se hace es borrar o modificar la factura original: se corrige con otra.
Cómo hacer una factura siendo autónomo
Los requisitos son los mismos para autónomos y sociedades: el Reglamento obliga a facturar a empresarios y profesionales por sus operaciones (artículo 2). Lo específico del autónomo suele ser la retención de IRPF si es profesional y la herramienta: puedes facturar a mano o con un procesador de textos que solo use para rellenar, imprimir y guardar, o con un programa, que tendrá que cumplir VERI*FACTU. La AEAT ofrece una aplicación gratuita de facturación para quien emite pocas facturas. Si vas a usar un programa, qué mirar antes de contratarlo está en cómo elegir programa de facturación.
A partir de octubre de 2028 (octubre de 2027 si facturas más de 8 millones), las facturas a empresas y profesionales tendrán que ser electrónicas: lo explicamos en factura electrónica obligatoria. Si tributas en el País Vasco o Navarra, revisa también tu normativa foral.
Errores frecuentes
- Saltarse números o reutilizarlos al anular una factura.
- Mezclar rectificativas con las facturas normales en la misma serie.
- Omitir el NIF o el domicilio del cliente empresario.
- Poner «exenta» sin indicar el motivo o el artículo que lo justifica.
- Restar la retención antes de calcular el IVA: el IVA se calcula sobre la base.
- Emitir la factura de un cliente empresario después del día 15 del mes siguiente.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos son obligatorios en una factura?
Número y serie, fecha, nombre y NIF del emisor, nombre del cliente y su NIF en los casos previstos, domicilios, descripción, base imponible, tipo de IVA, cuota y fecha de la operación si es distinta. Con programa de facturación, además el código QR.
¿Cuánto tiempo tengo para hacer una factura a una empresa?
Hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Si el cliente es un particular, en el momento de la operación.
¿Hasta qué importe puedo hacer un tique o factura simplificada?
Con carácter general, hasta 400 euros IVA incluido; hasta 3.000 euros en ventas al por menor, hostelería y otras actividades de la lista del artículo 4 del Reglamento de facturación.
¿Cómo hago una factura rectificativa?
En una serie propia, identificando la factura rectificada y el importe de la corrección, en cuanto conozcas el motivo y dentro de los cuatro años siguientes al devengo.
¿Puedo hacer facturas en Excel?
Sí, siempre que incluyan todos los datos obligatorios. Si además usas el Excel para generar libros registro o la contabilidad, la AEAT lo considera sistema de facturación y debe cumplir VERI*FACTU.
¿Cómo hacer una factura sin ser autónomo?
La obligación de facturar es de empresarios y profesionales por las operaciones de su actividad. Si no lo eres pero te piden factura de forma habitual, consulta tu caso con Hacienda o una asesoría antes de facturar.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (texto consolidado), consultado el 27-10-2026.
- Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (texto consolidado), consultado el 27-10-2026.
- Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, Reglamento del IRPF (texto consolidado), consultado el 27-10-2026.
- Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (texto consolidado), consultado el 27-10-2026.
- Agencia Tributaria: preguntas frecuentes de VERI*FACTU, ámbitos de aplicación, consultado el 27-10-2026.
- Agencia Tributaria: Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU, consultado el 27-10-2026.